„Wer schreibt heute das Protokoll?“ – bei dieser Frage ducken sich die meisten weg. Protokolle gelten als notwendiges Übel aller Konferenzformen. Und so werden sie teils mit Widerwillen, teils mit Desinteresse verfasst und auch gelesen. Dabei ist ein gutes Protokoll ein Geschenk für alle, denn auf seiner Grundlage kann gezielt gemeinsam weiter gearbeitet werden.
Protokolle
Ob nun Wort-, Verlaufs-, Gedächtnis-, Kurz- oder Ergebnis-, aber sogar auch beim Fotoprotokoll für kreative Diskussionsgrundlagen: am wichtigsten ist immer, dass ein Protokoll wahr, vollständig und klar ist. Und nicht erst kurz vor der nächsten Sitzung auftaucht 😉
Eine Herausforderung, die mit einigen Tipps zu Vorbereitung und Durchführung übrigens locker zu bewältigen ist.
Der Aufbau
- Basics: Was sind Protokolle und welchen Zweck erfüllen sie?
- Vorbereitung: Was brauchen Sie, um ein gutes Protokoll zu schreiben?
- Mitschrift: Wie Sie alles Wesentliche mitbekommen und aufnehmen
- Niederschrift: So wird aus Ihren Notizen ein gut lesbarer Text
- Form und Layout: Wie Sie ihrem Text den richtigen Rahmen geben
- Nachbearbeitung: Was Sie dazu beitragen können, dass Ihr Protokoll seinen Zweck erfüllt
- Anhang mit Einleitungsformeln, Synonymen, Konjugationstabelle, Grammatik, Abkürzungen und Symbolen
Die klare Gliederung und das Stichwortverzeichnis laden zum Querlesen des Buches ein. Es gibt in allen Bereichen markierte Tipps, Checklisten, Beispiele und Hinweise, die wichtige Erkenntnisse zusammenfassen und die Orientierung zusätzlich erleichtern.
Die Autorinnen
Tanja Bögner ist Sekretärin aus Leidenschaft und eine echte Office-Expertin. Sie gibt unter anderem Praxistipps zum Simultanprotokoll, das während der Sitzung direkt entsteht und von allen Teilnehmern mit gestaltet wird. Barbara Kettl-Römer liebt es „schwierige Sachverhalte leicht verständlich zu formulieren“. Also die Grundlage eines guten Protokolls zu schaffen. Ihre Themen sind Wirtschaft und Reisen – speziell über das Allgäu hat sie einiges zu berichten…
Cordula Natusch bin ich schon Abseits der Pfade durch Hamburg gefolgt. Protokolle zu schreiben kam mir dabei nicht in den Sinn. Sie ist gelernte Bankkauffrau, Diplom-Germanistin und Fachredakteurin für Wirtschaft. Also eine Frau vom Fach 😉
Mein Lieblingssatz
„Nicht zuletzt geht es darum, das Ansehen der Besprechungsteilnehmer zu schützen – schließlich ist es eine Sache, sich beim mündlichen Vortrag mal zu verhaspeln, und eine andere, das dadurch möglicherweise entstandene Sprachchaos Schwarz auf Weiß zu lesen zu bekommen.“
Ein Protokollant braucht Sachverstand und Fingerspitzengefühl, um allen Teilnehmern und den Themen gerecht zu werden.
Mein Fazit
Ein gelungenes Handbuch, dass die Angst und Abneigung vor Protokollen mindern kann. Es zeigt, warum und wie ein gutes Protokoll entsteht und allen Beteiligten hilft. Es gibt gute Tipps zur Vor- und Nachbereitung und kann mit klarer Struktur und Durchsuchbarkeit punkten.
In der 2. Auflage wird auch die digitale Protokollführung und spezielle Meetingsoftware berücksichtigt. Aus meiner Sicht jedoch leider nur für größere Unternehmen mit entsprechender Ausstattung. Mir fehlt eine bezahlbare Alternative für Ehrenamtler und Alltags-Protokolle.
WERBUNG
Ich danke Cordula Natusch für die Bereitstellung eines Rezensionsexemplars.
Nach dem Telemediengesetz § 2 Nr. 5 TMG sind alle Links auf Verlage und Autoren inzwischen als Werbung zu kennzeichnen. Ich erhalte kein Geld für meine Rezensionen, ich beurteile die Bücher nach meinen eigenen Kriterien, auf die niemand Einfluß nimmt.